Somos una empresa dedicada a ayudar a nuestros clientes a incrementar su cultura de análisis y toma de decisiones basada en datos.

Apoyamos a nuestros clientes a utilizar Tableau y Alteryx, desde la venta de su primera licencia hasta la adopción en toda la organización.

Ventajas de utilizar una herramienta de Business Intelligence BI, en lugar de Excel

Ventajas de utilizar una herramienta de Business Intelligence BI, en lugar de Excel

Seguramente conoces y estás familiarizado con Excel para capturar, integrar datos y generar reportes. Y también seguramente, te has dado cuenta que navegar por miles de registros, muchas columnas y libros de trabajo complica la lectura y el análisis de la información. Todo esto puede implicar que dediques varias horas en la búsqueda de aquellos datos que necesitas, o peor aún, puede que no esté claro lo que la información quiere decir.

La buena noticia es que existen las herramientas de BI, que te pueden ayudar a visualizar, analizar y comprender mejor toda esa información.

Antes que nada, ¿Qué es una herramienta de BI? Las herramientas de Buisness Intelligence (BI) nos ayudan a convertir los datos en conocimiento de manera que las organizaciones puedan tomar mejores decisiones.

A continuación, veremos 7 ventajas de usar estas herramientas comparándolas con Excel.

1. Visualización

Para generar gráficas y visualizaciones en Excel, es necesario tener previamente una idea de qué datos son los que queremos graficar y cómo lo queremos visualizar. Pero ¿qué pasa cuando esta información cambia? O pueda que el tipo de gráfico elegido no muestra de la mejor manera nuestra información.

En el caso de Excel, tienes que empezar el proceso de cero.

Con las herramientas de BI se pueden generar múltiples visualizaciones y utilizando varios datos fácilmente. La amplia variedad de gráficos disponibles nos ayuda a interpretar de la mejor manera nuestra información. Hay algunas herramientas que nos presentan el gráfico que mejor interpreta nuestros datos sin necesidad de pedirselo, esto nos permite tener un análisis de los datos.

2. Cálculos y análisis

Excel cuenta con una variedad de funciones y cálculos, y aunque puede ser conveniente para funciones rápidas y sencillas, no es lo mejor para realizar operaciones muy complejas. Y, en caso de que accidentalmente se llegue a borrar algún cálculo o función, se corre el riesgo de que se arruine nuestra base de datos.

Hacer cálculos y analizar la información con herramientas de BI es sencillo y se pueden realizar varios cálculos y operaciones para explorar a fondo nuestra información desde todos los ángulos posibles. Todo esto sin el riesgo de que nuestra base de datos se altere.

3. Volumén de datos

Para grandes cantidades de información, Excel usualmente tiene problemas y es necesario generar varios archivos de menor tamaño para que lo pueda procesar. Esto puede generar inconvenientes a la hora del análisis ya que pueden salir incompletos y tomar mucho tiempo realizarlos.

La mayoria de las herramientas de BI no tienen problema alguno manejando altos volumenes de información, y hasta es posible integrar, combinar y analizar varias fuentes de información simultáneamente.

4. Automatización

Para mantener actualizada una base de datos en Excel es necesario realizar actualizaciones manuales y verificar que los datos estén correctos aunque siempre esta la posibilidad de comenter errores.

Con las herramientas BI  se pueden programar y mantener fácilmente actualizados los datos y las visualizaciones con la información más reciente. Esto nos ahorra tiempo y tenemos nuestro reporte actualizado en muy poco tiempo.

5. Información compartida

Excel es una herramienta creada para trabajo individual, y aunque hay algunas maneras de trabajar colaborativamente, muchas de sus funciones se pierden al hacer esto. Además de que se corre el riesgo de que existan diferentes versiones del mismo documento y no todos cuenten con la información correcta.

La colaboración y trabajo en equipo son sencillas con herramientas de BI ya que los colaboradores pueden trabajar simultáneamente. Además, es fácil compartir los reportes y se pueden visualizar en diferentes medios.

6. Interacción

Aunque Excel cuenta con ciertos filtros, pueden llegar a ser muy limitados y no mostrarnos con claridad aquello que deseamos ver. Además, si la información no está bien acomodada no se puede filtrar adecuadamente y  corremos el riesgo de pasar por alto algún dato importante.

Las herramientas de BI tienen una gran variedad de filtros que podemos poner y quitar con facilidad sin el riesgo de alterar nuestra información. Además, podemos utilizar varios filtros al mismo tiempo. También estas herramientas nos permiten facilmente ir de lo  general a lo particular. Esto nos ayuda mucho a la hora de analizar a profundidad nuestros datos y sacar conclusiones e información valiosa. a.

7. Seguridad

Al compartir reportes en Excel, cualquiera puede realizar cambios o modificaciones a la información ya sea intencional o accidentalmente. Excel no cuenta con ninguna manera de proteger esta información. Adicionalmente, la información puede caer en mano de personas que no tengan autorización de tenerla.

Las herramientas de BI cuentan con varias medidas de protección que pueden dar o restringir la manipulación o acceso a la información compartida. Con lo cual se entrega la información a la persona que debe tenerla.

En resumen, existen varias ventajas de comenzar a realizar tus análisis y reportes en una herramienta de BI en lugar de Excel. Estas ventajas, entre otros beneficios harán que la entrega de tus informe sea más rápida y con menos errores, así también el análisis de datos sea una realidad.